Share Lists son grupos guardados de usuarios y direcciones de correo electrónico que puede añadir de forma masiva a cualquier recurso compartido; ya no tendrá que añadir personas, una por una, cada vez.
En lugar de volver a crear su lista de revisores desde cero cada vez que comparte un recurso, cree una lista con nombre una sola vez y reutilícela en cualquier proyecto o espacio de trabajo. Las listas de uso compartido están diseñadas para compartir flujos de trabajo en los que los destinatarios obtienen acceso gratuito como revisores, por lo que añadir a una persona una lista no conlleva ningún coste por licencia.
¿Qué incluye una lista de uso compartido?
Cada lista de uso compartido contiene lo siguiente:
name (debe ser único dentro de un espacio de trabajo)
Members: usuarios actuales de Frame.io y/o direcciones de correo electrónico externas Frame.io
workspace scope: debe decidir si la lista está disponible para un solo espacio de trabajo o para todos los espacios de trabajo de su cuenta
Los destinatarios añadidos a través de una lista de uso compartido obtienen acceso gratuito como revisores a dicho recurso compartido. No es necesario adquirir una entrada.
Cómo crear una lista de uso compartido
Las listas de uso compartido se crean y administran en Account Settings → Share Lists.
Vaya a Settings y abra la pestaña Share Lists.
Haga clic en + New Share List y asígnele un nombre.
Añada miembros escribiendo sus nombres o direcciones de correo electrónico. Los usuarios actuales de Frame.io se reconocerán automáticamente; las nuevas direcciones de correo electrónico se añadirán como revisores externos la primera vez que se utilice la lista en un recurso compartido.
Haga clic en Save.
Nota: También puede crear una nueva lista de uso compartido directamente desde el panel Share al configurar un vínculo de uso compartido.
Establecimiento del acceso a la lista de uso compartido
Una vez creada la lista de uso compartido, puede establecer el ámbito del espacio de trabajo en el que se podrá acceder a este vínculo de uso compartido: resalte una lista de uso compartido, vaya a Added To y seleccione una de las siguientes opciones:
Single workspace: visible y utilizable únicamente dentro de un único espacio de trabajo
All workspaces: disponible en todos los espacios de trabajo de su cuenta, incluidos los que se añadan en el futuro (de forma similar a los metadatos a nivel de cuenta)
Como medida de seguridad, los miembros solo pueden ver las listas de uso compartido asignadas a los espacios de trabajo a los que pertenecen.
Nota: Los nombres de las listas de uso compartido deben ser únicos dentro de un espacio de trabajo, pero se puede utilizar el mismo nombre en diferentes espacios de trabajo.
Administración de los miembros de la lista de uso compartido
Para añadir o eliminar miembros de una lista existente, vaya a Settings → Share Lists, seleccione la lista y edítela desde allí.
La opción Adding a new email address que no pertenezca a un usuario de Frame.io significa que esa persona no recibirá un correo electrónico de bienvenida por el mero hecho de estar en una lista. Solo recibirá una invitación cuando la lista se añada realmente a un recurso compartido.
La opción Removing a member de una lista de uso compartido significa que no se eliminará dicho miembro de los recursos compartidos existentes a los que ya se le haya añadido a través de esa lista.
Cómo utilizar una lista de uso compartido
Al crear o editar un vínculo de uso compartido, escriba el nombre de una lista de uso compartido en el campo del destinatario. La lista aparecerá como sugerencia; selecciónela para añadir a todos sus miembros de una sola vez.
Algunas cosas que debe saber:
Puede añadir varias Share Lists a un mismo recurso compartido. Añadir más de una lista no las fusiona con una nueva, sino que simplemente invita a todas las personas incluidas en todas las listas.
Puede combinar listas de uso compartido con usuarios individuales y direcciones de correo electrónico en el mismo recurso compartido.
El número total de destinatarios añadidos a través de las listas de uso compartido no puede superar las 200 personas por recurso compartido.
¿Quién puede crear y administrar las listas de uso compartido?
A continuación se muestra una lista de las funciones de usuario en Frame.io y cuáles de ellas pueden crear, administrar y utilizar una lista de uso compartido.
Puede añadir varias Share Lists a un mismo recurso compartido. Añadir más de una lista no las fusiona con una nueva, sino que simplemente invita a todas las personas incluidas en todas las list
Función | Puede crear/administrar | Se puede utilizar en un recurso compartido |
Titular de la cuenta / Administrador de contenido | Todas las listas de uso compartido (de toda la cuenta o de cualquier espacio de trabajo) | Todas las listas de uso compartido |
Administrador del espacio de trabajo | No se puede crear ni administrar | Todas las listas de uso compartido en su espacio o espacios de trabajo |
Acceso completo al espacio de trabajo | No se puede crear ni administrar | Ver todo / administrar por su cuenta |
Editar y compartir el espacio de trabajo | No se puede crear ni administrar | Ver todo / administrar por su cuenta |
Solo proyecto | No se puede crear ni administrar | Las listas aparecen como sugerencias al realizar una invitación |
Nota: Las listas de uso compartido solo las pueden editar o eliminar su creador original o un administrador de contenido.
Consejos adicionales
Si colabora habitualmente con la misma agencia, el mismo equipo de clientes o el mismo equipo de producción, cree una lista para ellos. Una selección, y ya están todos dentro.
Los administradores de contenido pueden ver todas las listas de uso compartido de todos los espacios de trabajo, lo que facilita realizar una auditoría de los accesos y eliminar las listas obsoletas.
Cuando crea una lista de uso compartido desde Uso compartido rápido, se establece de forma predeterminada el espacio de trabajo actual. Puede actualizar el ámbito en Settings más adelante.