Freigabelisten sind gespeicherte Gruppen von Benutzenden und E-Mail-Adressen, die du gesammelt zu jeder Freigabe hinzufügen kannst – so musst du Personen nicht mehr jedes Mal einzeln hinzufügen.
Anstatt deine Liste der Prüfenden bei jeder Freigabe von Grund auf neu zu erstellen, richte einmalig eine benannte Liste ein und verwende sie in jedem beliebigen Projekt oder Arbeitsbereich wieder. Freigabelisten sind für die gemeinsame Nutzung von Workflows konzipiert, bei denen die Empfangenden kostenlosen Zugriff als Prüfende erhalten, sodass für das Hinzufügen einer Person zu einer Liste keine Lizenzkosten anfallen.
Was in einer Freigabeliste enthalten ist
Jede Freigabeliste enthält Folgendes:
Einen Namen (muss innerhalb eines Arbeitsbereichs eindeutig sein)
Mitglieder – bestehende Frame.io-Benutzende und/oder externe E-Mail-Adressen Frame.io
Eine Verfügbarkeit für Arbeitsbereiche – du wählst aus, ob die Liste für einen einzelnen Arbeitsbereich oder für alle Arbeitsbereiche in deinem Konto verfügbar ist
Empfangende, die über eine Freigabeliste hinzugefügt werden, erhalten kostenlosen Zugriff als Prüfende auf diese Freigabe. Keine kostenpflichtige Lizenz erforderlich.
Erstellen einer Freigabeliste
Freigabelisten werden unter Account Settings > Share Lists erstellt und verwaltet.
Gehe zu Settings und öffne die Registerkarte Share Lists.
Klicke auf + New Share List und gib einen Namen ein.
Füge Mitglieder hinzu, indem du Namen oder E-Mail-Adressen eingibst. Bestehende Frame.io-Benutzende werden automatisch erkannt; neue E-Mail-Adressen werden als externe Prüfende hinzugefügt, wenn die Liste zum ersten Mal in einer Freigabe verwendet wird.
Klicke auf Save.
Hinweis: Du kannst eine neue Freigabeliste auch direkt über das Bedienfeld für Freigaben erstellen, wenn du einen Freigabe-Link einrichtest.
Einrichten des Zugriffs auf Freigabelisten
Nachdem die Freigabeliste erstellt wurde, kannst du die Gültigkeit für Arbeitsbereiche festlegen, in denen dieser Freigabe-Link zugänglich ist – markiere eine Freigabeliste und wähle unter Added To eine der folgenden Optionen aus:
Single workspace – nur innerhalb eines einzelnen Arbeitsbereichs sichtbar und verwendbar
All workspaces – in jedem Arbeitsbereich deines Kontos verfügbar, einschließlich derjenigen, die in Zukunft hinzugefügt werden (ähnlich wie Metadaten auf Kontoebene)
Aus Sicherheitsgründen können Benutzende nur die Freigabelisten sehen, die Arbeitsbereichen zugewiesen sind, denen sie selbst angehören.
Hinweis: Die Namen von Freigabelisten müssen innerhalb eines Arbeitsbereichs eindeutig sein, aber derselbe Name kann in verschiedenen Arbeitsbereichen verwendet werden.
Verwalten von Mitgliedern einer Freigabeliste
Um Mitglieder zu einer bestehenden Liste hinzuzufügen oder daraus zu entfernen, gehe zu Settings > Share Lists, wähle die Liste aus und nimm dort die Bearbeitung vor.
Hinzufügen einer neuen E-Mail-Adresse, die keiner bzw. keinem Frame.io-Benutzenden gehört: Diese Person erhält nicht allein dadurch eine Willkommens-E-Mail, dass sie auf einer Liste steht. Sie erhält erst dann eine Einladung, wenn die Liste tatsächlich zu einer Freigabe hinzugefügt wird.
Das Entfernen eines Mitglieds aus einer Freigabeliste entfernt diese Person nicht aus bestehenden Freigaben, zu denen sie bereits über diese Liste hinzugefügt wurde.
Verwenden einer Freigabeliste
Gib beim Erstellen oder Bearbeiten eines Freigabe-Links den Namen einer Freigabeliste in das Empfängerfeld ein. Die Liste wird als Vorschlag angezeigt – wähle sie aus, um alle ihre Mitglieder auf einmal hinzuzufügen.
Ein paar wichtige Hinweise:
Du kannst einer einzelnen Freigabe mehrere Freigabelisten hinzufügen. Das Hinzufügen von mehr als einer Liste führt nicht dazu, dass diese zu einer neuen Liste zusammengeführt werden – es werden lediglich alle Personen eingeladen, die in den verschiedenen Listen enthalten sind.
Du kannst Freigabelisten in derselben Freigabe mit einzelnen Benutzenden und E-Mail-Adressen kombinieren.
Die Gesamtzahl der Empfangenden, die über Freigabelisten hinzugefügt werden, darf 200 Personen pro Freigabe nicht überschreiten.
Wer Freigabelisten erstellen und verwalten kann
Nachfolgend findest du eine Übersicht über die Benutzerrollen in Frame.io und die Rollen, die Freigabelisten erstellen, verwalten und verwenden können.
Freigabelisten sind ab dem Pro-Abo aufwärts verfügbar.
Rolle | Kann erstellen/verwalten | Kann in einer Freigabe verwendet werden |
Kontoinhaber/Content-Admin | Alle Freigabelisten (kontoweit oder für jeden Arbeitsbereich) | Alle Freigabelisten |
Arbeitsbereich-Admin | Kann nicht erstellen oder verwalten | Alle Freigabelisten in ihren Arbeitsbereichen |
Voller Zugriff auf den Arbeitsbereich | Kann nicht erstellen oder verwalten | Alle anzeigen / eigene verwalten |
Bearbeiten und Freigeben von Arbeitsbereichen | Kann nicht erstellen oder verwalten | Alle anzeigen / eigene verwalten |
Nur Projekt | Kann nicht erstellen oder verwalten | Bei Einladungen werden Listen als Vorschläge angezeigt |
Hinweis: Freigabelisten können nur von der Person, die sie ursprünglich erstellt hat, oder von Content-Admins bearbeitet oder gelöscht werden.
Weitere Tipps
Wenn du häufig Inhalte mit derselben Agentur, demselben Kunden-Team oder derselben Produktions-Crew teilst, erstelle eine Liste für sie. Eine Auswahl und das ganze Team ist dabei.
Content-Admins können alle Freigabelisten über alle Arbeitsbereiche hinweg einsehen. Dies erleichtert es, Zugriffe zu überprüfen und veraltete Listen zu bereinigen.
Wenn du eine Freigabeliste über Quick Share erstellst, wird standardmäßig der aktuelle Arbeitsbereich ausgewählt. Du kannst den Bereich später in den Einstellungen anpassen.